Muitas organizações sofrem com a organização de acervo de documentos, acumulados ao longo dos anos, exigidos por processos burocráticos internos e externos à organização, sendo que a maioria das soluções de armazenamento, seja em meio físico, magnético ou digital, não são eficientes na gestão da informação contida nos documentos.
Buscando esta eficiência, a Sincronica desenvolveu o Sindex. Este produto foi criado com a visão de otimização de processos de negócios existentes em diversas empresas, onde existe a necessidade de arquivamento e recuperação de documentos importantes.
No Sindex, os documentos de via única, estruturados ou semi estruturados, são digitalizados e os dados importantes são indexados, tornando instantânea a localização dos documentos digitais desejados. Além disso, a indexação de dados pode ser combinada com outros dados obtidos de arquivos externos, visando a validação das informações indexadas ou a complementação com informações existentes em sistemas legados, sendo que o sistema pode ser utilizado em ambientes centralizados ou descentralizados em uma única estação de trabalho (stand-alone) até uma rede com inúmeras estações de trabalho.
A captura distribuída oferece facilidades com a centralização das atividades de processamento, tornando o ponto de captura (filiais) apenas um local para digitalização. Além disso, a transmissão de imagens criptografadas por FTP, com controle de banda, viabiliza a transmissão de imagens através da Internet e reduzem investimentos com links dedicados.
O sistema inclui um módulo de acesso via Internet onde é possível visualizar os documentos digitais e realizar diversas consultas detalhadas, estatísticas e gráficas, e requisitar operações.
As principais características operacionais do Sindex são:
- Interface nativa com diversos escâneres padrão TWAIN
- Utilização opcional de arquivo lógico para fusão com outras informações externas
- Distribuição de documentos para complementação em filas de digitação especializadas
- Criptografia dos documentos digitalizados
- Dupla digitação opcional para dados complementados
- Processamento distribuído com controle de fluxo de informações
- Utilização de OCR para reconhecimento de dados ou código de barras
- Trilha de auditoria para operações realizadas no sistema
- Utilização de processos autômatos
- Acesso via Internet para consulta aos documentos digitais
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