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GED – Digitalização de Canhotos de Nota Fiscal do Grupo M.Cassab

O grupo M.Cassab apresentou à Sincronica uma demanda para uma solução de gestão de canhotos de Nota Fiscal.

Canhotos de Nota Fiscal são documentos destacáveis de uma Nota Fiscal, com dimensões aproximadas de 20 mm x 210 mm. Quando assinados e datados pelo destinatário, os canhotos podem ser utilizados como comprovação de entrega de mercadoria.

A solução de terceirização deveria contemplar todos os processos relativos à gestão de tais documentos, incluindo os seguintes serviços:

» Recepção de documentos físicos
» Preparação dos documentos para digitalização
» Digitalização dos documentos
» Indexação da numeração dos documentos digitais
» Guarda física dos documentos
» Hosting dos documentos digitais
» Disponibilização dos documentos digitais para consultas via Internet

Diariamente, as empresas do grupo, em diversas localidades no Brasil, realizam entregas de produtos aos seus clientes, gerando uma quantidade significativa de canhotos de nota fiscal.

A Sincronica avaliou qual de seus produtos de software seria mais adequado para esta necessidade e escolheu o sistema Sindex. O produto foi criado, especificamente, para a execução de atividades, relacionadas com a gestão eletrônica de documentos (GED), onde os documentos a serem processados são em via única e estruturados ou semi estruturados, como foi o caso deste projeto.

Aliada a solução de software, a Sincronica conta com escâneres especiais dotados de alimentadores automáticos (ADF) exclusivos para digitalização deste tipo de documento, com capacidade para digitalização em alta resolução e com velocidade e produção diária estimada em 20.000 Canhotos de Nota Fiscal por dia.

A solução oferecida pela Sincronica contemplou todas as etapas do processo de negócio, com taxa de indexação automatizada de 90% do volume de documentos, disponibilizando-os imediatamente para consulta via Internet através do módulo Sindex.NET, integrado ao produto Sindex, ou através de Web Services.

A Sincronica foi escolhida pelo grupo M.Cassab como a fornecedora da solução para o projeto e, em outubro de 2011, iniciou a fase de implantação da solução, recebendo os estoques estimados em 1 milhão de Canhotos de Nota Fiscal e passando a receber a produção diária de todas as suas filiais.

Com a terceirização deste processo de negócio, o grupo M.Cassab alcançou diversos benefícios, destacando-se os seguintes:

» Agilidade nas pesquisas e recuperação dos documentos físicos
» Centralização dos estoques de documentos
» Gestão efetiva sobre os comprovantes de entrega de mercadorias
» Eliminação de trabalho interno
» Possibilidade de pesquisa descentralizada pelas filiais

Com mais de 80 anos, a M.CASSAB é um grupo empresarial familiar, com gestão profissional, conhecido principalmente pela sua diversificação e presença internacional, atuando com 15 unidades de negócio, envolvendo indústria, distribuição, trading, varejo e serviço. (Fonte: Grupo M.Cassab, 2011)

LogoPara mais informações sobre o grupo M.Cassab visite o seu site na Internet no endereço: http://www.mcassab.com.br.

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