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- Digitalização e Gerenciamento de Documentos

O Sincronica Sindex é um produto destinado à Gestão Eletrônica de Documentos (GED), onde documentos estruturados ou semi-estruturados de via única são digitalizados, criptografados, indexados, armazenados em banco de dados e disponibilizados para consulta via Internet, através do módulo Sindex.NET, ou simplesmente gravados em formato digital em mídias portáteis (CD/DVD).

Exemplos típicos de documentos estruturados ou semi-estruturados são:

  • Canhoto de Nota Fiscal
  • Nota Fiscal
  • Aviso de Recebimento (AR)
  • Proposta de Adesão (Financiamento/Convênio/Cartões/etc.)
  • Ficha de Cadastro
  • Protocolo
  • Conhecimento de Transporte

A digitalização pode ser realizada em diversos modelos de escâneres, amplamente suportados pelo Sindex, e em diversos padrões de formatos de imagem com resolução e profundidade de cores configuráveis pelo usuário.

O Sindex conta com processos autômatos que são executados juntamente com outras tarefas e são responsáveis pela aplicação de filtros, conversões e correções na imagem, classificação da imagem quanto à sua natureza e extração ou reconhecimento de dados por OCR (código de barras/texto impresso). Desta forma, em instalações que requeiram melhor desempenho, os autômatos podem ser executados em múltiplas estações de trabalho, mantendo a disponibilidade das mesmas para outras tarefas.

A criptografia das imagens, seguindo padrões internacionais de segurança (AES), aumenta a segurança no processo de negócio, evitando o acesso irrestrito aos documentos digitais durante a fase de processamento e, posteriormente, quando armazenados em bancos de dados e disponibilizados para consulta via Internet.

A indexação dos documentos é caracterizada pela captura de dados, existentes nos documentos, por digitação ou reconhecimento de dados extraídos da imagem, que podem ser utilizados para a rápida localização do documento digital. Além disso, pode agregar elementos de controle ao processo de gestão documental, pois os dados indexados podem ser confrontados com bancos de dados fornecidos pelo cliente, aumentando a qualidade da informação.

Outros recursos, como: a dupla digitação, que pode ser empregada visando aumentar a eficácia e melhores níveis de qualidade na indexação manual de dados, e a utilização de Inteligência Artificial no reconhecimento de dados impressos ou códigos de barras dos documentos, visando acelerar o processo de indexação, são amplamente suportados pelo Sindex.

Os relatórios disponíveis no Sindex auxiliam na verificação de não conformidades, contribuindo para uma conciliação entre bancos de dados pré-existentes e documentos físicos digitalizados, e no controle da produção e produtividade.

Exemplos típicos de relatórios são:

  • Duplicidades de documentos
  • Divergência de dados indexados
  • Informações lógicas não conciliadas (sobra lógica)
  • Imagens não conciliadas (sobra física)
  • Produtividade por operador
  • Produção diária, mensal ou outro período desejado

O módulo de acesso remoto Sindex.NET, componente da solução Sindex, oferece recursos para consulta via Internet/Intranet aos documentos digitais e, mediante a verificação de usuários habilitados, os mesmos podem emitir relatórios, executar consultas em tela, analisar gráficos estatísticos, pesquisar documentos e visualizar a imagem dos mesmos.

Opcionalmente, a critério do cliente, o Sindex pode disponibilizar todas as imagens em CD/DVD, obedecendo a uma determinada estrutura de pastas, e um arquivo de índice contendo todos os dados indexados/associados ao documento (CSV, TXT, etc.).