Muitas organizações sofrem com a organização de acervo de documentos, acumulados ao longo dos anos, exigidos por processos burocráticos internos e externos à organização. As soluções encontradas para o armazenamento os documentos são as mais diversas e vão desde a deteriorização em um porão, o esquecimento no sótão, o abarrotamento em uma sala, a ocupação de um imóvel inteiro, a terceirização de guarda com uma empresa especializada, a microfilmagem, a digitalização e, por fim, chegando à destruição.
Mesmo as organizações mais modernizadas, que se utilizam de sistemas de apoio e processos de workflow para atividades em grupos de trabalho são obrigadas a reter documentos em diversos setores e atividades ligadas às exigências legais e, sendo assim, muitos destes documentos quando arquivados não tem relevância aos negócios das organizações, mas são documentos de grande importância.
A maioria das soluções de armazenamento, seja em meio físico, magnético ou digital, não são eficientes na gestão da informação contida nos documentos. Além disso, muitos documentos, simplesmente, desaparecem, pois o cuidado excessivo na formalização de um processo burocrático não é replicado na gestão documental acarretando no arquivamento incorreto ou inadequado.
O problema básico, na administração de documentos de uso corrente, é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível. Tornando-se imprescindível que os documentos sejam bem classificados e bem arquivados. Assim, uma vez determinado o término do uso corrente, os documentos podem ser destinados a um arquivo temporário ou permanente ou, simplesmente, digitalizados e destruídos.
Assim, buscando oferecer uma solução, que vai além de fornecer produtos de software para gestão documental, a Sincronica desenvolveu uma linha de terceirização de serviços, compreendendo as seguintes atividades:
- Organização de acervo para digitalização
- Digitalização de documentos
- Classificação e indexação de documentos digitais
- Hosting de documentos digitais
- Gestão e guarda de documentos físicos
- Pesquisa e recuperação de documentos físicos
- Disponibilização de documentos digitais via Internet
Na fase de digitalização, os documentos em papel são inseridos em escâneres de documentos, resultando em arquivos digitais (imagens) de formato padronizado (JPEG, TIFF, PNG, BMP, etc.), sendo que as imagens resultantes podem ser, automaticamente, submetidas a filtros, visando melhoria na qualidade (nitidez).
A indexação é o processo onde os documentos digitais são submetidos a processos de reconhecimento de dados por inteligência artificial ou a digitadores para que determinados dados sejam capturados dos mesmos e inseridos em bancos de dados de sistemas de informação, sendo que os dados podem ser utilizados para agilizar a recuperação do documento digital ou como elemento de controle de fluxo de trabalho.
A guarda de documentos consiste em manter em um recipiente identificado e codificado os documentos que passaram pelo processo de digitalização e indexação. O recipiente é armazenado de forma organizada, em local e de acesso restrito e monitorado. Normalmente usam-se caixas ou pastas como recipiente para os documentos, a codificação torna eficaz a localização do conteúdo. Um conjunto de documentos correlacionados forma um dossiê.
Tendo em vista a importância do acervo de documentos dos clientes, a Sincronica disponibiliza ao cliente, dentro de suas instalações, visitas para auditorias e consultas emergenciais aos documentos físicos. Além disso, a Sincronica disponibiliza sistemas de acesso remoto via Internet onde os seus clientes podem pesquisar e visualizar os dados e imagens dos documentos digitais com rapidez e facilidade.
As políticas internas de segurança da informação garantem a preservação dos dados, sendo que o acesso aos documentos digitais é determinado por acordos de níveis de serviço (SLA) e programas de contingencia, visando manter a disponibilidade da informação.
Nossos serviços terceirizados de Gestão Documental, integrados a outras soluções, permite gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante da organização. Apoiados em tecnologias de GED/ECM, nossos serviços, iniciam com a digitalização do documento e, posteriormente, a classificação, indexação, controle, guarda e outros estágios do ciclo de vida do documento, sendo que, os documentos digitais podem ser localizados de forma rápida e eficaz.
Os produtos Sindex e e-Dossier, desenvolvidos, comercializados e utilizados pela Sincronica são ideais para a implementação da Gestão Documental e, graças à flexibilidade de configuração e adaptabilidade, os sistemas podem ser utilizados em vários segmentos e contribuir para uma gestão documental eficiente.
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