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- Gestão Ativa de Documentos

Buscando criar um meio em que os gestores tenham controle efetivo sobre a documentação dos alunos, a Sincronica desenvolveu o e-DocAluno. O produto, que pode ser classificado como um software ECM, quebrou paradigmas ao propor um modelo de "gestão documental ativa", ou seja, o sistema controla a organização da documentação digital ao mesmo tempo em que emite avisos sobre todas as pendências relacionadas à documentação física.

No e-DocAluno, os documentos, que integram um prontuário de aluno, são digitalizados, classificados quanto sua a natureza e os dados importantes são indexados, tornando instantânea a localização dos documentos digitais desejados.

Figura 1: Fluxograma de tipos de Processo.

A digitalização pode ser realizada em diversos modelos de escâneres, amplamente suportados pelo e-DocAluno, e em diversos padrões de formatos de imagem com resolução e profundidade de cores configuráveis pelo usuário.

O e-DocAluno conta com processos autômatos que são executados juntamente com outras tarefas e são responsáveis pela aplicação de filtros, conversões e correções na imagem, classificação da imagem quanto à sua natureza e extração ou reconhecimento de dados por OCR (código de barras/texto impresso). Desta forma, em instalações que requeiram melhor desempenho, os autômatos podem ser executados em múltiplas estações de trabalho, mantendo a disponibilidade das mesmas para outras tarefas.

A criptografia das imagens, seguindo padrões internacionais de segurança (AES), aumenta a segurança no processo de negócio, evitando o acesso irrestrito aos documentos digitais durante a fase de processamento e, posteriormente, quando armazenados em bancos de dados e disponibilizados para consulta via Internet.

A classificação dos documentos digitais, quanto ao tipo, pode ser realizada eletronicamente, baseada em palavras chave, definidas pelo usuário, para determinado tipo de documento, ou manualmente a partir da exibição e classificação da imagem.

Buscando mais flexibilidade, o e-DocAluno oferece meios para que o próprio usuário defina os próprios critérios ou regras para controle e organização lógica dos documentos digitais, ou seja, através de tabelas de situação ou estado de dossiês, tabelas de grupos de documentos, tabelas de tipos de documentos, cadastro de dossiês, cadastro de filiais e outros é possível definir regras de negócio específicas aplicáveis ao controle de documentos obrigatórios e aos dados desejados para indexação em cada tipo de documento. Além disso, com a definição das regras de negócio no e-DocAluno, é possível controlar o vencimento de documentos e verificar a existência de documentos periódicos (mensal, anual, etc.), contando com ajustes específicos para tolerância a atrasos e alertas antecipados.

Figura 1: Ilustração de configuração de regras de negócio

Outra facilidade disponível no sistema é a possibilidade do usuário criar índices auxiliares e associá-los aos tipos de documentos desejados, definindo a localização do dado, relacionado ao índice auxiliar, no documento digital utilizado como modelo, e determinando o método de indexação e as regras de validação (disponíveis no sistema) aplicáveis.

Figura 2: Ilustração de definição de indexação

A indexação dos documentos é caracterizada pela captura de dados, existentes nos documentos, por digitação ou reconhecimento de dados extraídos da imagem, que podem ser utilizados para a rápida localização do documento digital. Além disso, pode agregar elementos de controle ao processo de gestão documental, pois os dados indexados podem ser confrontados com bancos de dados fornecidos pelo cliente, aumentando a qualidade da informação.

Outros recursos, como: a dupla digitação, que pode ser empregada visando aumentar a eficácia e melhores níveis de qualidade na indexação manual de dados, e a utilização de Inteligência Artificial no reconhecimento de dados impressos ou códigos de barras dos documentos, visando acelerar o processo de indexação, são amplamente suportados pelo e e-DocAluno.

O e-DocAluno também oferece, através de recursos de Inteligência Artificial, a possibilidade de realização de reconhecimento integral do conteúdo dos documentos (Full OCR), sendo que as informações podem ser utilizadas para pesquisa de documentos, utilizando o e-DocAluno, ou através de dossiês exportados, integralmente, em formato PDF, onde a pesquisa pode ser realizada com a utilização de visualizadores de arquivos neste formato.

Os relatórios disponíveis no e-DocAluno auxiliam na verificação de não conformidades, contribuindo para uma conciliação entre bancos de dados pré-existentes e documentos físicos digitalizados, e no controle da produção e produtividade.

Exemplos típicos de relatórios são:

  • Documentos Vencidos
  • Documentos Pendentes
  • Listagem de Documentos por Dossiê
  • Sumário de Dossiês por Situação
  • Produtividade por operador
  • Produção diária, mensal ou outro período desejado

O módulo de acesso remoto eDossier.NET, componente da solução e-DocAluno, oferece recursos para consulta via Internet/Intranet aos documentos digitais e, mediante a verificação de usuários habilitados, os mesmos podem emitir relatórios, executar consultas em tela, analisar gráficos estatísticos, pesquisar documentos e visualizar a imagem dos mesmos.