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Documentos Únicos

Na prestação de serviços para documentos únicos são processados os documentos estruturados, caracterizados pelo formato fixo, incluindo seus campos e a localização de toda informação a ser indexada, ou documentos semi-estruturados, caracterizados pelo formato variável e campos conhecidos com localização variável, de via única.

Exemplos típicos de documentos deste grupo são:

  • Canhoto de Nota Fiscal
  • Nota Fiscal
  • Aviso de Recebimento (AR)
  • Proposta de Adesão (Financiamento/Convênio/Cartões/etc.)
  • Ficha de Cadastro
  • Protocolo
  • Conhecimento de Transporte

Esta modalidade de prestação de serviços é, tipicamente, caracterizada pela digitalização integral dos documentos e pela indexação de dados contidos nos mesmos, resultando em documentos digitais que podem ser pesquisados e acessados rapidamente por qualquer dado previamente indexado, utilizando um sistema próprio, quando as imagens são enviadas ao cliente, ou utilizando o nosso sistema Sindex.NET, quando as imagens são hospedadas em nossos servidores. Além disso, utilizando uma fonte de dados fornecida pelo cliente, o sistema pode validar os dados indexados, herdando demais informações relacionais e identificando os documentos existentes.

Na fase inicial da prestação dos serviços de terceirização, nossos sistemas são submetidos a uma fase de personalização, ou seja, são configurados de forma a adequarem-se às regras e processos de negócios dos clientes, incluindo-se as customizações de padrões e leiautes de arquivos de intercâmbio de informações e, eventualmente, modelos personalizados de relatórios.

Em seguida, na fase regular, a prestação de serviços para documentos únicos compreende a execução das seguintes atividades básicas:

  1. Recepção dos documentos remetidos pelo cliente.
  2. Triagem e preparação dos documentos com a formação de lotes identificados para controle e rápida localização.
  3. Digitalização dos lotes de documentos com controle de qualidade de imagens.
  4. Indexação das imagens, de forma manual, por digitação, ou de forma automatizada, por reconhecimento de código de barras ou reconhecimento de caracteres, com a validação dos dados de acordo com regras de negócio definidas pelo cliente ou conforme arquivo de dados, fornecido pelo cliente.
  5. Verificação de não conformidades através de emissão de relatórios do sistema.
  6. Acondicionamento dos lotes de documentos em caixas identificadas fisicamente e associadas logicamente aos respectivos documentos.
  7. Armazenagem das caixas de documentos.
  8. Disponibilização dos documentos digitais, criptografados e armazenados em nossos servidores, para consulta via Internet através de sistema on-line, com senha de acesso exclusiva, disponível em nosso site.
  9. Gravação de mídia portátil (CD/DVD) com documentos digitais e arquivo de índice contendo as informações indexadas de cada documento.
  10. Devolução das caixas de documentos.

A combinação das atividades básicas envolvidas na prestação de serviços para documentos únicos define uma variedade de pacotes de serviços oferecidos ao cliente, conforme abaixo:

Item Descrição da Atividade Pacote de Serviços
1 2 3 4 5
1 Recepção de documentos
2 Preparação de documentos
3 Digitalização de documentos
4 Indexação de imagens
5 Verificação de não-conformidades
6 Empacotamento de documentos
7 Armazenagem de documentos
8 Disponibilização via Internet
9 Gravação de mídia com imagens
10 Devolução de documentos

Legenda:

Incluído no pacote de serviços  Não incluído no pacote de serviços

Outras atividades adicionais, relacionadas a seguir, podem ser contratadas e adicionadas ao pacote de serviços ou contratadas de forma avulsa:

Item Descrição da Atividade
1 Frete de veículo de carga para retirada/devolução de acervo
2 Frete de motocicleta para entrega/retirada de documento
3 Frete de veículo para entrega/retirada de documentos
4 Fragmentação de documentos
5 Gravação de CD/DVD com imagens e arquivo índice
6 Cópia Simples de documento A4
7 Cópia Autenticada de documento A4
8 Pesquisa e recuperação de documento
9 Envelopamento e postagem de documento nos CORREIOS