JavaScript Dropdown Menu Demo

Documentos Múltiplos

Na prestação de serviços para documentos múltiplos são processados documentos diversos com características peculiares, normalmente agrupados ou dispostos em dossiês ou pastas.

Exemplos típicos de documentos deste grupo são:

  • Documentação de Funcionário
  • Documentação de Aluno
  • Documentação da Empresa, Clientes ou Fornecedores
  • Contratos
  • Processo Jurídico
  • Controle de Pagamentos
  • Prontuário Médico

Esta modalidade de prestação de serviços é, tipicamente, caracterizada pela digitalização integral dos documentos, que integram um dossiê, pela classificação dos documentos digitais quanto ao tipo e pela indexação de dados contidos nos mesmos, resultando em documentos digitais que podem ser pesquisados e acessados rapidamente por qualquer dado previamente indexado, utilizando um sistema próprio, quando as imagens são enviadas ao cliente, ou utilizando o nosso sistema eDossier.NET, quando as imagens são hospedadas em nossos servidores.

Além disso, nosso sistema possibilita a verificação da existência de documentos obrigatórios (check-list) e o controle sobre a vida útil do documento, ou seja, os documentos com prazo de validade e os documentos periódicos (mensal, anual, etc.) são controlados, de forma que o cliente possa extrair relatórios de documentos inexistentes, vencidos ou a vencer.

Na fase inicial da prestação dos serviços de terceirização, nossos sistemas são submetidos a uma fase de personalização, ou seja, são configurados de forma a adequarem-se às regras e processos de negócios dos clientes, incluindo-se as customizações de padrões e leiautes de arquivos de intercâmbio de informações e, eventualmente, modelos personalizados de relatórios. Além disso, são elencados os tipos de documentos e suas características relevantes no contexto da prestação de serviços, tais como: critério de agrupamento, critérios de indexação, obrigatoriedade, controle de periodicidade, etc.

Em seguida, na fase regular, a prestação de serviços para documentos múltiplos compreende a execução das seguintes atividades básicas:

  1. Recepção dos documentos remetidos pelo cliente.
  2. Cadastro de dossiês e atribuição de endereçamento físico.
  3. Triagem e preparação dos documentos com a atribuição de indicação de dossiê, identificação de controle e endereçamento físico.
  4. Digitalização dos documentos com controle de qualidade de imagens.
  5. Classificação da imagem quando ao tipo, de forma manual, por seleção, ou de forma automatizada, por reconhecimento de padrões.
  6. Indexação das imagens, de forma manual, por digitação, ou de forma automatizada, por reconhecimento de código de barras ou reconhecimento de caracteres, com a validação dos dados de acordo com regras de negócio parametrizadas e definidas pelo cliente.
  7. Verificação de não conformidades através de emissão de relatórios do sistema.
  8. Acondicionamento dos documentos em pastas/envelopes/caixas identificadas fisicamente e associadas logicamente aos respectivos documentos.
  9. Armazenagem das pastas/envelopes/caixas de documentos.
  10. Disponibilização dos documentos digitais, criptografados e armazenados em nossos servidores, para consulta via Internet através de sistema on-line, com senha de acesso exclusiva, disponível em nosso site.
  11. Gravação de mídia portátil (CD/DVD) com documentos digitais e arquivo de índice contendo as informações indexadas de cada documento.
  12. Devolução das pastas/envelopes/caixas de documentos.

A combinação das atividades básicas envolvidas na prestação de serviços para documentos únicos define uma variedade de pacotes de serviços oferecidos ao cliente, conforme abaixo:

Item Descrição da Atividade Pacote de Serviços
1 2 3 4 5
1 Recepção de documentos
2 Cadastro de dossiês
3 Preparação de documentos
4 Digitalização de documentos
5 Classificação de imagens
6 Indexação de imagens
7 Verificação de não-conformidades
8 Empacotamento de documentos
9 Armazenagem de documentos
10 Disponibilização via Internet
11 Gravação de mídia com imagens
12 Devolução de documentos

Legenda:

Incluído no pacote de serviços  Não incluído no pacote de serviços

Outras atividades adicionais, relacionadas a seguir, podem ser contratadas e adicionadas ao pacote de serviços:

Item Descrição da Atividade
1 Frete de veículo de carga para retirada/devolução de acervo
2 Frete de motocicleta para entrega/retirada de documento
3 Frete de veículo para entrega/retirada de documentos
4 Fragmentação de documentos
5 Digitalização de documento do tipo A3
6 Gravação de CD/DVD com imagens e arquivo índice
7 Cópia Simples de documento A4
8 Cópia Autenticada de documento A4
9 Pesquisa e recuperação de documento
10 Envelopamento e postagem de documento nos CORREIOS